Nacházíte se zde: Úvod Webhosting Hromadné e-maily
Hromadné e-maily a prevence SPAMu
Politika prevence SPAMu a doporučení k efektivnímu posílání hromadných e-mailů na Českém hostingu.
E-mail marketing
Spam
Jsme rádi, že Vás zaujaly naše služby a zajímáte se o hromadnou e-mailovou komunikaci se svými klienty. Věnujte prosím pozornost naší politice prevence SPAMu a doporučením k hromadným e-mailům, abyste dosáhli co nejlepších výsledků a zároveň se vyhnuli rizikům posílání SPAMu.
Hromadné posílání e-mailů klientům
Hromadné posílání "vyžádaných" e-mailů běžně podporujeme a nabízíme spolehlivé a výkonné prostředí. Řada našich klientů efektivně komunikuje s desítkami tisíc svých zákazníků.
- Newslettery
- Soutěže
- Info-servis (pohyby kurzů, stavy zboží, apod.)
- Nabídky produktů
- Hlídací psi
- A další legitimní e-mailový marketing
Neumožňujeme však rozesílat SPAM
Co je SPAM
SPAM je nevyžádané a obtěžující sdělení zasílané nejčastěji hromadně za účelem oslovení, předložení nabídky, propagace značky či názoru a dále také k podvodům, šíření virů apod.
SPAM může mít podobu e-mailů, příspěvků v diskuzních fórech, on-line komentářích atd.
Proč se SPAMu bráníme
SPAM je celosvětový problém, který obtěžuje příjemce, přetěžuje sítě poskytovatelů, znesnadňuje komunikaci a působí škody.
- Chráníme naši síť a IP adresy před penalizacemi a blokováním ostatními poskytovateli e-mailových služeb (např. Seznam, Google apod.).
- Zajišťujeme spolehlivé a rychlé odbavování legitimních e-mailů našich klientů.
- Limitujeme možnosti zneužití webů a PC našich klientů ke spamování.
Regulace SPAMu v ČR
Zasílání obchodních sdělení elektronickou poštou je v ČR regulováno zákonem č. 480/2004 Sb.
Obchodní sdělení
Obchodní sdělení jsou všechny formy sdělení včetně reklamy a vybízení k návštěvě internetových stránek, určené k přímé či nepřímé podpoře zboží či služeb nebo image podniku osoby, která je podnikatelem nebo vykonává regulovanou činnost §2 f).
Co je obchodní sdělení
- Nabídky produktů, prezentace, odkazy,...
- Oznámení výher, vylosování,...
- Pozvánky na soutěže, setkání, večírky,...
- Placené i bezplatné nabídky konzultací, školení, prezentací,...
- Doporučení na zlepšení či výsledky testů,...
- PR články, image podpora,...
- Oznámení aplikací - vytvoření účtu, zaslání zapomenutého hesla, výzva k aktualizaci dat...
- Blahopřání, PF,...
- A další ...
Zasílání obchodních sdělení
Obchodní sdělení je možné zasílat elektronickou formou pouze s předchozím souhlasem příjemce §7 bod 2).
Výjimku tvoří komunikace se stávajícími zákazníky. Tj. s příjemci, jejichž kontakt jste v minulosti získali v souvislosti s prodejem výrobku či služby (při prodeji, či jednání o prodeji) a zasíláte sdělení o vlastních obdobných výrobcích či službách §7 bod 3).
Zákon zakazuje zasílání obchodních sdělení elektronicky, pokud:
- není zřetelně a jasně označeno jako obchodní sdělení,
- skrývá nebo utajuje totožnost odesílatele, jehož jménem se komunikace uskutečňuje,
- je zasláno bez platné adresy, na kterou by mohl adresát přímo a účinně zaslat informaci o tom, že si nepřeje, aby mu byly obchodní informace odesílatelem nadále zasílány, zdarma nebo na vlastní náklad odesílatele
| Splnil jsem podmínku | Mám souhlas 1) | Můj zákazník 2) | Nemám souhlas |
|---|---|---|---|
| Mám souhlas pro účel zasílaného sdělení | ANO | - | NE |
| Jedná se o vlastní obdobné výrobky | - | ANO | - |
| Jasné označení jako obchodní sdělení | ANO | ANO | ANO |
| Uvedení odesílatele | ANO | ANO | ANO |
| Možnost odhlásit se | ANO | ANO | ANO |
| Mohu posílat | ANO | ANO | NE |
1) Souhlas musí být informovaně poskytnutý pro daný účel sdělení
2) Musí se jednat vždy o vlastní a obdobné výrobky či služby, které si zákazník dříve zakoupil či o ně měl zájem
Zakoupené databáze e-mailů
Dle výkladu Úřadu pro ochranu osobních údajů využití takto získaných údajů zákon zakazuje. Souhlas příjemců musíte získat ve vztahu přímo k odesílateli (tj. Vám) a k předem známému účelu, tj. okruhu produktů či služeb, ke kterému musí dát příjemce vědomý a informovaný souhlas.
Vedle převodu souhlasů, je problematická i technická oblast prodávaných databází kontaktů:
- Prodávající musí umožňovat příjemcům kdykoli odvolat souhlas (tzn. i po prodeji databáze musí každý kontakt na žádost příjemce vyřadit i ze všech již prodaných databází) - je toho Váš prodávající schopen?
- Příjemce musel bezpečně vědět k čemu a komu dává souhlas - jste schopni ověřit zda byla pravidla prodávajícího zřetelná a jasná pro příjemce v době získání souhlasu?
- Víte o kontaktu příjemce bezpečně minimálně datum, čas a url, kde byl souhlas získán?
Získání souhlasu e-mailem
Dle výkladu UOOU tuto formu zákon zakazuje, neboť samotné oslovení je přímou či nepřímou podporou prodeje a tzn. obchodním sdělením.
Získání souhlasu telefonicky, osobně, prostřednictvím letáčků apod. regulováno není a považuje se za korektní způsob získání souhlasu (tj. příjemce sám projeví zájem o sdělení elektronickou formou).
Jak vyhodnocujeme SPAM
SPAM prověřujeme zpravidla při vysokém počtu zasílaných e-mailů a zejména pak v případě upozornění a stížnostech na spamování.
Jako SPAM vyhodnocujeme:
- Zjistíme-li rozpor s zákonnými požadavky
- Pokud nám nejste schopni věrohodně doložit získání souhlasu příjemce (souhlas příjemce nemusíte mít, pokud se jedná o Vaše stávající zákazníky a jde-li o nabídku vlastních obdobných výrobků nebo služeb)
- Jakákoli jiná hromadná sdělení, kde se dá zjevně dovozovat, že nebyl získán předchozí souhlas příjemců, nebo s obtěžujícím charakterem, odkazy na nefunkční či neexistující obsah, či jinou snahu obcházet zákon
- Jakýkoli pokus o zastírání identity odesílajícího, serveru apod. (např. neexistující adresa, změna hlaviček, apod.)
- Sdělení obsahující/odkazující na nebezpečný obsah (viry, phishing, jiný druh malware apod.)
- Opakovaně nedoručitelné e-maily (nefunkční adresy by z mailingu měly být neprodleně vymazány)
Důsledky posílání SPAMu
Pokud uvažujete o posílání SPAMu, zvažte škody, které můžete způsobit sobě i druhým a z toho plynoucí následky právní odpovědnosti.
- Můžete si poškodit trvale vztahy se zákazníky
- Můžete si znehodnotit vlastní IP adresu
- Můžete si znehodnotit i vlastní doménu pro posílání veškeré korespondence (např. klienti nebo poskytovatelé služeb označí Vaši doménu jako spammera)
- Můžete způsobit škody nám jako poskytovateli např. blokací IP rozsahu
- UOOU ukládá za spamování pokuty až do výše 100.000 Kč fyzickým osobám nebo 10.000.000 Kč právnickým osobám
Jako poskytovatel si vyhrazujeme právo omezit či zrušit poskytování služeb v případě jejich zneužití pro účely spamování v jakýchkoli formách.
SPAM v jiných formách
Spamování v jakýchkoli jiných formách (spamování diskuzí, fór, kontaktní adresářů) prostřednictvím či s využitím pronajatých webhostingových služeb striktně zakazujeme.
Jak správně posílat hromadné e-maily
Pokud chcete posílat e-maily správně a minimalizovat tím riziko spamování, doporučujeme dodržet několik bodů:
Získejte nejprve souhlas příjemce
- Pro komunikaci se stávajícími zákazníky nepotřebujete, pokud se sdělení týká Vaší firmy a produktů či služeb, které jsou obdobné těm, jež si v minulosti zákazník zakoupil nebo o ně měl zájem.
- Souhlas příjemce musíte získat dopředu a musí být informovaný (např. na Vaší prezentační akci, na veletrhu, v soutěži apod.), tzn. je prokazatelně patrné, kdo poskytl souhlas, komu (Vám) a pro jaký účel ho poskytl.
Dávkování e-mailů
- Blokování SPAMování u přijímacích serverů je zpravidla otázkou množství poslaných zpráv.
- Rozprostřete proto posílání raději do delšího období. Nesnažte se vše odeslat co nejrychleji, protože se tím dostanete jen do "kolotoče" blokací u přijímacích serverů a Vaše zprávy dorazí spíše se zpožděním nebo vůbec.
- Bezpečné dávkování je cca 1 000 e-mailů za hodinu v závislosti na typu využívané služby (sdílený hosting, vyhrazený server, resp. IP). Pokud si nejste jisti, nebo potřebujete posílat více, neváhejte se s námi poradit.
Technická správnost e-mailu
Technické chyby jsou jednou ze z hlavních příčin vyřazení zprávy různými antispamovými filtry, zkuste proto dodržovat několik doporučení:
- Vždy vyplňte správně a pravdivě údaje hlavičky e-mailu tj. odesílatel, předmět, příjemce
- Adresa odesílatele (tj. hlavička From) musí být z domény, na níž je umístěn odesílací skript
- Použijte hlavičky pro hromadné zprávy - Precedence: bulk a List- (List-ID, List-Unsubscribe apod.)
- Poměr obsahu k obrázkům by měl být vyvážený (e-maily obsahující pouze obrázky jsou často označovány za SPAM)
- Dbejte na správné kódování e-mailu
- Neváhejte využívat elektronický podpis
- Vyhněte se závadným slovům v předmětu např. Link, Share, Sale, Best apod.
- Vyhněte se psaní textů VELKÝMI PÍSMENY
- Nezačínejte e-mail slovem "Dear..."
- E-maily podepisujte technologií DKIM, na Vaší doméně mějte správně nastavené SPF a DMARC záznamy
Dodržení zákonných požadavků
- Vždy označte jasně a srozumitelně, že se jedná o obchodní sdělení (nezastírejte sdělení nejasnými názvy)
- Vždy uvádějte pravdivě odesílatele sebe, resp. skutečného odesílatele pokud jste pouze technický správce (viz. UOOU), nikdy neuvádějte 3. osobu i když prezentujete její produkty či služby (např. pokud budete vlastním zákazníkům doporučovat produkty partnera, odesílatelem jste stále Vy)
- Vždy umožněte příjemci odvolat souhlas se zasíláním (bezplatně a účinně), a pokud jej odvolá, dbejte na to, abyste omylem neposlali sdělení příště znovu
- Zákon se nevztahuje na dobročinnou a charitativní činnost, přesto je však dobré dodržet pravidla posílání
Další tipy, jak se vyhnout chybám
- Často můžete odhalit problém kontrolou, zda neposíláte sdělení na mnoho nekonkrétních adres, jako např.: info@example.org, kontakt@example.org, admin@example.org, objednavky@example.org
- Pokud si nejste jisti, zda se nejedná o SPAM, zvažte, jak byste sami reagovali na Vaše sdělení, pokud by Vám jich přišlo denně do schránky třeba 20.
Naše standardní limity
- Maximálně 1 000 e-mailů za hodinu z PHP (viz. nápověda)
- Ideálně 200 e-mailů za půl hodiny
- Na vyhrazených serverech bez vlastní veřejné IPv4 adresy 400 e-mailů za den (e-maily přijaté ke zpracování nad tento limit jsou postupně odesílány v dalších dnech)
- Na vyhrazených serverech s vlastní veřejnou IPv4 adresou individuálně dle dohody
- Z e-mailového klienta max. 300/hodinu, nicméně náš odesílací server pro poštovní klienty není pro odesílání hromadných zpráv určen
TIP
Zkuste si nejprve své sdělení poslat sami do své schránky se zapnutým antispamem a podívejte se, zda "projde" a jaké získá skóre v našem anti-spamu (naleznete v hlavičce e-mailu).